Quello che devi sapere sulla fatturazione elettronica

Businessman doing online banking.

Quello che devi sapere sulla fatturazione elettronica

La trasformazione digitale ha dato un forte impulso alle imprese logistiche del nostro Paese e promette di agevolarle ancora di più a partire dal prossimo anno: il 1 gennaio 2019, infatti, l’Italia farà da apripista alla Comunità Europea istituendo l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, che comporterà indubbi vantaggi per le realtà del settore, sia in termini di ottimizzazione dei processi che di diminuzione dei costi.

Basti pensare che, secondo l’Osservatorio dedicato del Politecnico di Milano, le PMI con la dematerializzazione otterranno uno sgravio del 50% circa, mentre le grandi aziende che emettono oltre 3000 fatture l’anno potranno risparmiare addirittura tra i 7,5 e gli 11,5 euro per documento contabile. Ecco perché non ha senso sperare in una proroga, considerando anche che il provvedimento è stato accettato come contropartita per ottenere la deroga all’aumento dell’IVA. Molto meglio, dunque, predisporsi ad accogliere quella che, a tutti gli effetti, si prospetta come un’importante opportunità. Ma come renderla “ordinaria amministrazione”?

Innanzitutto, cercando le risposte ai tanti quesiti che attanagliano le organizzazioni in procinto di adeguarsi alla normativa. È importante, ad esempio, sapere che l’e-Invoice va emessa anche verso i consumatori che non sono in possesso di partita IVA e che persino le imprese esonerate perché in regime forfettario o di vantaggio dovranno adeguarsi al nuovo obbligo, organizzandosi quanto meno per accettare le fatture passive.

Inoltre, bisogna prepararsi a risolvere eventuali disguidi che potrebbero comportare l’inesigibilità dei pagamenti. Il Sistema di Interscambio che presto regolerà la trasmissione dei documenti contabili, infatti, ha il compito di svolgere controlli preliminari sui file XML. E, se in caso di riscontri positivi recapita la prova di consegna, nell’eventualità contraria invia al trasmittente una ricevuta di scarto che certifica la “non emissione” della fattura.

Nel caso in cui quest’ultima non venga consegnata per impedimenti tecnici non dipendenti dal SdI, inoltre, la piattaforma la rende disponibile al destinatario nella sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate e impone al fornitore di notificarlo tempestivamente al cliente tramite canali di comunicazione paralleli.

Infine, meglio non dimenticare che le fatture elettroniche ricevute da gennaio 2019, per avere valore legale, dovranno essere conservate in formato digitale. E se è vero che l’Agenzia delle Entrate offre un servizio di archiviazione gratuito, bisogna ricordare che lo stesso non è integrabile con i gestionali aziendali e che l’ente non si assume responsabilità per eventuali malfunzionamenti o perdite di dati.

Fortunatamente, tutte queste problematiche si risolvono con strumenti digitali ad hoc come SBO EDM di Hiteco che, in qualità di Gold Partner SAP, ha sviluppato un’innovativa soluzione di Fatturazione Elettronica e Gestione Documentale pienamente compatibile con SAP Business One. I suoi vantaggi? La velocità di implementazione, una dashboard intuitiva che facilita l’invio e il monitoraggio dei documenti 24/7, l’automatizzazione dell’intero processo sia per quelli in uscita che per quelli in entrata, l’effettuazione preventiva dei controlli per evitare l’inconveniente degli scarti e l’archiviazione a norma che soddisfa in pieno i requisiti previsti dalla legge.