Negli ultimi anni, l’approccio adottato da molte aziende è stato quello di trasferire in digitale i processi e i documenti cartacei, ottenendo una sensibile riduzione tangibile del consumo di carta, ma senza rendere i processi davvero efficienti. Così risparmieremo sicuramente carta, ma con il rischio di favorire una versione digitale delle inefficienze preesistenti nell’era analogica. Mentre la dematerializzazione mira alla pura riduzione dell’utilizzo della carta, la digitalizzazione vera e propria attiene al ripensamento, alla riorganizzazione, alla “reingegnerizzazione” e all’efficienza dei procedimenti e dei servizi resi disponibili on line agli utenti.
2. Gli ambiti della dematerializzazioneGli ambiti in cui agisce la dematerializzazione sono definiti già nel Libro bianco sulla dematerializzazione (pubblicato nel 2006) “Il problema può essere affrontato da molteplici angoli di visuale: dal punto di vista strettamente economico, con particolare attenzione alla riduzione del consumo della carta, del conseguente risparmio sui costi e del diminuito impatto ambientale; dal punto di vista giuridico e archivistico, con la necessità di riformare tradizioni e prassi amministrative consolidate e di adattare e armonizzare la normativa dedicata alla gestione documentale all’impatto della informatizzazione; dal punto di vista delle soluzioni tecniche, che devono necessariamente rispondere alla domanda di efficienza, efficacia e trasparenza richieste dall’azione amministrativa e fornire tutte le garanzie in termini di autenticità e integrità della documentazione e di accessibilità e sicurezza nel contesto della conservazione. “
3. Qualche dato sulla digitalizzazione in ItaliaPer avere un’idea di quanto incida la gestione documentale sul livello produttivo basta citare un dato riguardante la PA: qui un obiettivo di dematerializzazione di appena il 10% genererebbe un risparmio di 3 miliardi di euro, ripetibile ogni anno. Anche le modalità di smart working sperimentate dalle aziende nel corso della pandemia, hanno avuto modo di affermarsi grazie al lavoro svolto dalle aziende nella digitalizzazione degli archivi, e alla loro disponibilità da remoto con server cloud-based. Un dato preoccupante riguarda il nostro livello di digitalizzazione: l’Italia è indietro rispetto alla media europea per quanto riguarda il capitale umano e la formazione. In Italia solo il 42% delle persone tra i 16 e i 74 anni (dati riferiti al 2019) possiede digital skills di base, contro una media europea del 58% (70% in Germania).
4. Vantaggi della dematerializzazioneI documenti archiviati e gestiti in formato digitale possono essere integrati con altre tipologie di documenti (grafici, audio, video, etc.), ma soprattutto possono essere replicati in un numero illimitato di copie conformi all’originale e conservati per un lungo periodo di tempo senza subire alcun tipo di deterioramento. Un altro vantaggio degli archivi dematerializzati è sicuramente la facilità di accesso e di ricerca. Attraverso i metadata e l’indicizzazione è possibile accedere rapidamente al documento che stavamo cercando, risparmiando una notevole quantità di tempo. Gli accessi dei vari utenti e dei reparti all’archivio aziendale potrà così avvenire senza problemi anche da remoto, con l’unica condizione che sia garantito il collegamento ad Internet. In sostanza: riduzione di spazi, di tempo, di energia, con l’archivio aziendale al riparo da rischi o smarrimenti, per ridisegnare il workflow aziendale e proteggere uno dei beni più preziosi dell’azienda: i propri dati.
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